Gastbeitrag: Vom Selbstständigen zum Unternehmer: Warum Fleiß alleine nicht mehr reicht

Von Raimund Imo

Viele Menschen gründen ein Unternehmen, weil sie selbstbestimmt arbeiten und mehr Freiheit haben wollen. Ein paar Jahre später arbeiten sie mehr als je zuvor, nur eben ohne einen Chef, der sagt, was als nächstes zu tun ist.

Was ist da passiert? Und was verändert Künstliche Intelligenz gerade an diesem Modell?

Der entscheidende Schritt liegt darin, vom Selbstständigen zum Unternehmer zu werden. Was dafür nötig ist und warum Fleiß allein nicht mehr reicht, darum geht es in diesem Artikel.

Schauen wir auf die Zahlen in Deutschland.

Laut KfW-Gründungsmonitor 2026 haben sich 2025 rund 690.000 Menschen selbstständig gemacht, das waren deutlich mehr als im Jahr zuvor. Sieben von zehn Gründungen starteten dabei im Nebenerwerb.

Das sind starke Zahlen und über jede einzelne Gründung freue ich mich.

Eine Zahl fehlt in diesen Statistiken allerdings. Für mich ist es sogar die entscheidende:

Wie viele dieser Menschen leben nach fünf Jahren tatsächlich freier als vorher?

Wenn so viele Menschen im Nebenerwerb gründen, ist das auch für mich ein starkes Zeichen, dass das Sicherheitsdenken in der derzeitigen Situation groß ist und es wird im Nebenerwerb die Selbstständigkeit ausprobiert.

Nun, wie sieht es in der Realität aus?

Es gibt zwei große Fronten.

Die eine Seite sucht Aufträge.

Die andere hat Aufträge. Sucht natürlich auch Aufträge, aber nicht zum Überleben. Dafür hat sie schon genug Aufträge.

Die Gruppe der Dienstleister, die dringend Aufträge suchen, spreche ich in einem separaten Artikel an. Heute geht es um Menschen, die schon als Selbstständige etabliert sind.

Wie steht es um diese Gruppe?

In meiner Arbeit mit IT-Unternehmern und Dienstleistern begegnet mir immer wieder dasselbe Bild. Von außen sieht alles so aus, als ob das Geschäft reibungslos läuft: Die Aufträge sind da und die Kunden sind zufrieden. Doch direkt im Unternehmen sieht es oftmals komplett anders aus.

Ein Projekt gerät ins Stocken, ein Mitarbeiter liefert nicht wie erwartet, die Buchhaltung bleibt liegen und der Steuerberater wartet auf Unterlagen, die gerade niemand findet. Der Umsatz stimmt zwar, aber am Jahresende bleibt deutlich weniger übrig, als man bei dem ganzen Aufwand erwarten würde.

Also sitzt der Inhaber am Wochenende wieder am Laptop, weil unter der Woche keine Zeit für die wirklich wichtigen Themen bleibt. Die Familie bekommt ihn kaum zu sehen und die Müdigkeit ist längst zum Dauerzustand geworden.

Er ist Geschäftsführer, Projektleiter, Vertriebler und Buchhalter gleichzeitig. Und sobald irgendwo etwas brennt, ist er sofort zur Stelle.

Ich nenne das den Feuerwehrmodus.

Wer lange genug so arbeitet, gewöhnt sich irgendwann daran.

Dabei haben sich diese Menschen oft genau das gebaut, wovon sie eigentlich wegwollten: einen Arbeitsplatz, an dem sie selbst der strengste Chef sind.

Der entscheidende Unterschied ist einfach: Ein Selbstständiger verkauft seine Zeit. Ein Unternehmer baut ein System, das Wert schafft, auch wenn er selbst gerade nicht daneben steht.

Genau dieser Schritt wird in 2026 wichtiger. Denn Künstliche Intelligenz verändert gerade, wie Leistungen erbracht, Prozesse aufgebaut und Unternehmen organisiert werden.

Wenn ich mit Unternehmern gemeinsam auf ihre Situation schaue, tauchen fast immer dieselben drei Themen auf:

• Sie verkaufen ihre Zeit,
• alles läuft über ihren Schreibtisch und
• Entscheidungen werden vor allem nach dem Kontostand getroffen.

Die drei Punkte hängen eng zusammen und haben am Ende alle mit dem Menschen zu tun, der das Unternehmen führt.

Schauen wir uns die drei Punkte deshalb nacheinander an. Zu jedem gibt es ein konkretes Werkzeug, das du direkt in deinem Arbeitsalltag einsetzen kannst.

Was sich gerade verändert: KI setzt den Stundensatz unter Druck

Beginnen wir mit der ersten Ursache und schauen uns an, was KI für diejenigen verändert, die ihre Leistungen nach Stunden abrechnen.

In meinen Live-Q&As kommt seit Monaten immer wieder dieselbe Sorge auf den Tisch. Künstliche Intelligenz schreibt Code, testet, dokumentiert und formuliert Angebote in einem Bruchteil der Zeit, die dafür früher nötig war. Für alle, die nach Stunden abrechnen, entsteht dadurch ein ziemlich widersprüchliches Bild: Du wirst besser, schneller und effizienter und gleichzeitig wird deine Rechnung kleiner.

Und es ist nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Kunden ganz offen fragen, warum ein Projekt noch so viele Stunden braucht, wenn doch „die KI das macht“.

Dazu kommt ein zweiter Punkt, der auf den ersten Blick gar nicht zu vollen Auftragsbüchern passt: Viele Aufträge bedeuten nicht automatisch gute Aufträge.

Bei vielen meiner Kunden sind die Auftragsbücher ganz ok gefüllt mit Projekten, die über Vermittlungsplattformen oder Personaldienstleister kommen. Die Arbeit ist verlässlich da, aber die Konditionen lassen häufig keinen ausreichenden Spielraum, um daraus ein stabiles Team aufzubauen.

Es ist ein besseres Angestelltenverhältnis.

Auch deshalb bleibt am Jahresende trotz voller Auftragsbücher oft weniger übrig, als man erwarten würde.

Wer dauerhaft gute Preise erzielen will, muss deshalb näher an die Entscheider kommen. Dazu gehört, Kunden direkt anzusprechen und sich eine eigene Sichtbarkeit aufzubauen.

Ein Anfang: Schreib dir zehn Unternehmen auf, mit denen du gern zusammenarbeiten möchtest. Finde heraus, wer dort für Projekte wie deine zuständig ist. Eine persönliche und gut vorbereitete Nachricht an diese Ansprechpartner bringt dich oft näher an gute Konditionen als die nächste Bewerbung auf einer Vermittlungsplattform.

Die sogenannte Tröpfchenmethode: Wir geben den Pflanzen nur genau so viel Wasser, wie sie brauchen.

Nutze dies, um eine entsprechend persönliche und gut recherchierte Ansprache zu geben.

Für mich ist KI deshalb vor allem eines: ein Hebel.

Sie nimmt dir Routinearbeit ab und schafft Zeit für das, wofür Kunden bereit sind, gutes Geld zu bezahlen: Beratung, Verantwortung und Ergebnisse. Genau diese Ansprache, die individuelle, gut recherchierte, kann durch KI sehr gut unterstützt werden.

Die Voraussetzung dafür ist allerdings ein Preismodell, das diesen zusätzlichen Wert auch abbildet.

Raus aus der Stundensatz-Falle

Eine Abrechnung nach Stunden setzt dein Einkommen irgendwann an eine natürliche Grenze: deine eigene Belastbarkeit. Der Tag hat nun einmal 24 Stunden. Wenn du deinen Umsatz nur steigern kannst, indem du noch mehr Stunden arbeitest, landest du früher oder später bei der Erschöpfung.

Und noch etwas passiert dabei: Deine Erfahrung wird plötzlich zum Nachteil.

Wofür ein Berufseinsteiger vielleicht zehn Stunden braucht, erledigst du durch deine Erfahrung in zwei. Bezahlt werden am Ende trotzdem nur diese zwei Stunden. Je besser du wirst, desto weniger kannst du also über deine Zeit abrechnen.

Ein Rechenbeispiel macht das nochmal greifbar: Bei einem Stundensatz von 120 Euro bringt dir diese Aufgabe 240 Euro. Wer zehn Stunden dafür braucht und zum selben Satz abrechnet, stellt 1.200 Euro in Rechnung. Dein Kunde bekommt bei dir das bessere Ergebnis in kürzerer Zeit, und du bekommst ein Fünftel des Geldes.

Eine Alternative sind klar geschnürte Pakete, deren Preis sich stärker am Nutzen für den Kunden orientiert als an der Anzahl deiner Arbeitsstunden.

Ein einfacher Aufbau kann dabei aus drei Stufen bestehen:

1. Einstieg: Eine klar abgegrenzte Analyse oder ein Audit zum Festpreis. Der Kunde kann dich kennenlernen, ohne direkt ein großes Projekt beauftragen zu müssen.
2. Umsetzung: Das eigentliche Projekt als Paket mit einem klar definierten Ergebnis und einem festen Preis.
3. Betreuung: Ein laufender Vertrag für Wartung, Weiterentwicklung oder Beratung. Das schafft regelmäßige Einnahmen und gibt beiden Seiten mehr Planbarkeit.

Entscheidend ist am Ende der Nutzen für deinen Kunden.

Wenn ein Systemausfall beispielsweise jeden Tag einen fünfstelligen Betrag kostet, bekommt dein Kunde durch deine Lösung etwas sehr Wertvolles: Er reduziert dieses Risiko.

Wie viele Stunden du dafür gebraucht hast, ist für ihn dann deutlich weniger relevant.

Für dein erstes Paket brauchst du drei Fragen:

• Welches Problem löst du immer wieder und kennst dich damit bestens aus?
• Was kostet es deinen Kunden, wenn dieses Problem ungelöst bleibt, zum Beispiel durch Ausfälle, verlorene Zeit oder zusätzlichen Aufwand?
• Welches konkrete Ergebnis kannst du verbindlich liefern?

Aus den Antworten kann ein Angebot entstehen wie: „IT-Sicherheits-Check für Unternehmen mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen: Analyse innerhalb von zwei Wochen, schriftlicher Maßnahmenplan, Festpreis.“

Der Kunde weiß damit sofort, was er bekommt und welchen Nutzen es für ihn hat. Wie viele Stunden du dafür brauchst, spielt für die Entscheidung keine Rolle.

Dafür musst du nicht gleich dein komplettes Angebot umbauen. Nimm ein einziges Paket und teste es mit zwei oder drei Bestandskunden.

Pakete können das Preisproblem lösen, aber das Zeitproblem bleibt bestehen. Wenn am Ende trotzdem jedes Paket über deinen Schreibtisch läuft, verdienst du vielleicht mehr pro Auftrag, hast aber genauso viel Arbeit wie vorher.

Damit kommen wir zur zweiten Ursache.

Das Zwergenproblem: Wenn der Inhaber selbst der Engpass ist

Viele Gründer stellen zunächst aus Vorsicht oder Kontrollbedürfnis Menschen ein, die vor allem Anweisungen ausführen. Das fühlt sich sicher an und spart kurzfristig auch Personalkosten.

Mit dem Wachstum kommt allerdings häufig ein Problem dazu: Bei jeder Detailfrage landet alles wieder beim Chef.

Welches Tool soll ich nehmen? Wie viel darf ich ausgeben? Kann ich das so entscheiden? Was soll ich dem Kunden antworten?

Der Inhaber bleibt der Riese, das Team bleiben die Zwerge. Und mit jeder weiteren Einstellung kommen neue Rückfragen dazu. Ich nenne das das Zwergenproblem.

Es entsteht dabei fast nie aus böser Absicht. Meist steckt dahinter ein nachvollziehbarer Gedanke: „Ich kann es selbst am besten.“

Der Ausweg beginnt mit einer unbequemen Einsicht: Du darfst Menschen einstellen, die in ihrem Bereich besser sind als du.

Frag dich vor jeder Einstellung: Was kann diese Person besser als ich? Wenn dir darauf keine Antwort einfällt, stellst du gerade den nächsten Zwerg ein.

Damit das funktioniert, braucht es klare Strukturen. Abläufe müssen dokumentiert sein, damit Wissen nicht ausschließlich im Kopf des Inhabers steckt. Und Mitarbeiter brauchen echte Entscheidungsspielräume, innerhalb klarer Grenzen.

Ein Beispiel dafür ist ein festgelegtes Budget, über das ein Projektleiter selbst verfügen kann, ohne bei jeder Ausgabe Rücksprache zu halten, etwa 10.000 Euro pro Projekt.

Ein guter Anfang ist eine einfache Übung: Schreib eine Woche lang jede Rückfrage auf, die bei dir landet. Am Ende der Woche schaust du dir die Liste an und markierst die Fragen, die mehr als zweimal aufgetaucht sind.

Für diese wiederkehrenden Fragen legst du dann eine klare Regel fest, bestimmst ein Budget oder entscheidest, wer künftig selbst darüber entscheiden kann.

Wenn du das ein paar Wochen durchziehst, wirst du schnell merken, dass immer weniger Rückfragen bei dir landen.

Das Ziel klingt zunächst ungewohnt: Du arbeitest Schritt für Schritt daran, dich selbst im Tagesgeschäft überflüssig zu machen.

Oftmals sind meine Kunden auch die Einzigen, die das Wissen im Unternehmen haben und halten.

Dann ist eine digitale Wissensdatenbank das Richtige.

Kläre etwas einmal und zeichne dich dabei auf.

Wenn du an den Bildschirm gehst, teile den Bildschirm und zeichne die Aufzeichnung ebenso auf.

Mit der KI kannst du dann eine Wissensdatenbank erstellen, in der jeder Mitarbeiter auch Fragen an die Datenbank stellen kann. So kommst du schneller in die Umsetzung und Übergabe.

So können Entscheidungen weitergegeben werden.

Denn erst wenn du nicht mehr jede Entscheidung selbst treffen musst, kannst du wirklich am Unternehmen statt im Unternehmen arbeiten.

Und genau dann entsteht ein Unternehmen, das auch ohne dich funktioniert und damit einen eigenständigen Wert hat.

Loslassen wird allerdings leichter, wenn du weißt, wie dein Unternehmen finanziell dasteht. Wer Verantwortung und Budgets abgeben will, muss seine Zahlen im Blick haben und wissen, was finanziell möglich ist.

Genau das fehlt vielen. Und damit kommen wir zum dritten Punkt.

Warum der Kontostand lügt

Viele Selbstständige steuern ihr Geschäft mit drei Dingen: Bauchgefühl, Kontostand und der monatlichen Auswertung vom Steuerberater.

Das Problem: Keines davon zeigt dir wirklich, was vor dir liegt.

Der Kontostand ist nur eine Momentaufnahme. Er sagt dir nicht, dass im Herbst eine Steuernachzahlung ansteht oder am Monatsende die Gehälter fällig werden. Die Auswertung vom Steuerberater kommt häufig erst Wochen nach Monatsende. Für operative Entscheidungen ist sie bereits Vergangenheit.

Unternehmerisch zu steuern bedeutet deshalb, nach vorne zu schauen und früh zu erkennen, was auf dich zukommt.

Vier Werkzeuge haben sich bei meinen Kunden dabei bewährt:

1. Liquiditätsvorschau: Eine rollierende Planung über 13 Wochen, die du einmal pro Woche aktualisierst. So siehst du frühzeitig, wann es finanziell eng werden könnte.
2. Reserve: Rund sechs Monate Fixkosten auf der hohen Kante, inklusive deines eigenen Lebensunterhalts. Das schafft Luft, wenn ein Auftrag später kommt oder unerwartete Kosten entstehen.
3. Projekt-Controlling: Jedes Kundenprojekt wird wie ein kleines Profit-Center betrachtet. Einnahmen und Kosten werden dem jeweiligen Projekt zugeordnet. So erkennst du, welche Aufträge tatsächlich Geld verdienen.
4. Realistische Auslastung: Mein Erfahrungswert liegt bei etwa 75 Prozent verrechenbarer Zeit im Team. Die übrigen 25 Prozent brauchst du für Weiterbildung, Vertrieb, interne Aufgaben und das, was im Alltag eben immer wieder dazwischenkommt.

Die Liquiditätsvorschau klingt komplizierter, als sie tatsächlich ist.

Eine einfache Tabelle reicht dafür völlig aus: 13 Spalten für die kommenden Wochen, oben steht dein aktueller Kontostand. Darunter trägst du für jede Woche die fest eingeplanten Einnahmen und die sicheren Ausgaben ein, also zum Beispiel Gehälter, Miete, Steuern, Versicherungen und laufende Abos.

Am Ende jeder Spalte siehst du, wie sich dein Kontostand voraussichtlich entwickelt. Ist die Tabelle einmal angelegt, reichen montags etwa 30 Minuten, um sie zu aktualisieren. So erkennst du einen möglichen Engpass oft schon Monate vorher und kannst rechtzeitig reagieren.

Beim Projekt-Controlling geht es um eine ebenso einfache Rechnung: Du nimmst den Umsatz eines Projekts und ziehst die Kosten für die Arbeitszeit deines Teams ab. Dabei rechnest du nicht mit dem Gehalt, sondern mit den tatsächlichen Kosten pro Arbeitsstunde, inklusive Nebenkosten.

Was danach übrig bleibt, zeigt dir, wie viel das Projekt tatsächlich zu deinem Gewinn beiträgt.

Bei meinen Kunden zeigt sich dabei immer wieder etwas Überraschendes: Ausgerechnet der größte Kunde bringt manchmal kaum etwas zum Gewinn bei. Und genau dort findet sich oft auch die Antwort auf die Frage vom Anfang: Warum bleibt trotz voller Auftragsbücher am Jahresende so wenig übrig?

Wer diese Zahlen regelmäßig im Blick hat, reagiert nicht erst dann, wenn ein Problem auf dem Konto sichtbar wird.

Preise, Team und Zahlen sind die drei entscheidenden Hebel. Bei allen drei Punkten kommt es am Ende darauf an, wie du selbst dein Unternehmen führst und ob du bereit bist, daran etwas zu verändern.

Dein Unternehmen ist nur so groß, wie du selbst bist

Hinter all diesen Werkzeugen steckt eine Erkenntnis, die ich selbst auf die harte Tour gelernt habe.

Ich habe mit earth friendly einmal ein Unternehmen mit zwei Partnern gegründet. Solange die Energie zwischen uns stimmte, lief auch das Unternehmen gut. Als unser Verhältnis zerbrach, geriet auch das Unternehmen ins Wanken.

Ein Unternehmen ist eben immer auch ein Spiegel der Menschen, die es führen.

Deshalb beginnt der Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer zuerst im Kopf und manchmal beginnt er eben mit einem Nein.

Wer aus Angst vor leeren Monaten jeden Auftrag annimmt, füllt seine Kapazitäten schnell mit Kunden, die schlecht bezahlen und gleichzeitig viel Energie kosten. Ein Nein zum falschen Kunden schafft Platz für den richtigen.

Ein Nein fällt leichter, wenn du vorher weißt, welche Kunden überhaupt zu dir passen.

Schreib dir drei Kriterien auf, die ein neuer Kunde erfüllen sollte, bevor du einen Auftrag annimmst.

Zum Beispiel: Er akzeptiert deinen Paketpreis, ohne direkt über Rabatte zu verhandeln. Es gibt einen festen Ansprechpartner, der Entscheidungen treffen kann und das Projekt passt zu deiner Spezialisierung.

Wenn schon bei diesen Punkten Zweifel auftauchen, musst du dich nicht lange fragen, ob der Auftrag wirklich zu dir passt.

Dazu kommt die Positionierung, wer alles anbietet, landet schnell im Preisvergleich. Wenn du dagegen für ein bestimmtes Problem und eine bestimmte Zielgruppe bekannt bist, wirst du gezielter gefunden und empfohlen. Das macht es auch leichter, höhere Preise für deine Leistung durchzusetzen.

Und hier schließt sich der Kreis zu deinen Paketen: Je klarer du weißt, für wen du arbeitest und welches Problem du löst, desto leichter wird es, ein Angebot zu schnüren, bei dem der Kunde sofort versteht, was er bekommt.

Und dann braucht es noch etwas, das im Tagesgeschäft schnell verloren geht: Abstand.

Regelmäßige Denktage, an denen das Telefon aus bleibt und niemand etwas von dir will, schaffen wieder Raum für die Vogelperspektive. Du siehst nicht nur die nächste Aufgabe, sondern kannst dir anschauen, wo dein Unternehmen eigentlich gerade steht und wohin es sich entwickeln soll.

Mein Vorschlag: ein Denktag pro Monat, fest im Kalender, mit drei Fragen. Was hat im letzten Monat wirklich Geld gebracht? Was hat nur Energie gekostet? Und was gebe ich als Nächstes ab? Diese drei Fragen verbinden alles, worum es in diesem Artikel geht: deine Preise, deine Zahlen und dein Team.

Ein guter Sparringspartner kann dabei ebenfalls viel wert sein. Jemand, der ehrlich widerspricht, unbequeme Fragen stellt und dir den Spiegel vorhält, bringt dich weiter als das nächste Businessbuch.

Angenehm ist das nicht immer. Aber Veränderung beginnt selten dort, wo alles bequem bleibt.

Fazit: Freiheit ist eine Entscheidung

Der Weg vom Selbstständigen zum Unternehmer ist kein Sprung ins Ungewisse. Er entsteht Schritt für Schritt: durch persönliche Entwicklung, klare Abläufe und einen ehrlichen Blick auf die eigenen Zahlen.

Wer Routine an KI und sein Team abgibt, seine Leistungen als Pakete mit einem klaren Nutzen verkauft und sein Unternehmen mit Blick nach vorne steuert, gewinnt genau das zurück, weshalb viele überhaupt gegründet haben: Zeit, Sicherheit und die Freiheit, selbst zu entscheiden.

Dafür musst du dein Unternehmen nicht von heute auf morgen komplett auf den Kopf stellen. Fang an den Stellen an, die dir im Alltag am meisten Arbeit abnehmen. Ein möglicher Fahrplan für die nächsten 90 Tage könnte so aussehen:

• Diese Woche: Führe die Rückfragen-Liste ein und erstelle deine 13-Wochen-Liquiditätsvorschau.
• Diesen Monat: Entwickle dein erstes Paket anhand der drei Fragen und biete es zwei Bestandskunden an. Außerdem: Trag dir deinen ersten Denktag fest in den Kalender ein.
• In den nächsten drei Monaten: Mach aus den häufigsten Rückfragen klare Regeln oder Budgets. Rechne deine fünf größten Projekte einmal ehrlich durch und sprich mit deiner Steuerberatung darüber, ob deine aktuelle Rechtsform noch zu deinem Unternehmen passt.

Denn ein Unternehmen wächst nicht nur durch mehr Kunden und mehr Umsatz. Es wächst auch mit dem Unternehmer, der dahinter steht.

Häufige Fragen

Was unterscheidet einen Selbstständigen von einem Unternehmer?

Ein Selbstständiger verkauft vor allem seine eigene Arbeitszeit. Ein Unternehmer baut Strukturen, ein Team und Angebote auf, die auch dann Wert schaffen, wenn er selbst gerade nicht mitarbeitet.

Wie verändert KI das Geschäft von Dienstleistern?

KI beschleunigt Routineaufgaben wie Programmieren, Testen und Dokumentieren deutlich. Wer nach Stunden abrechnet, kann dadurch vor einem Problem stehen: Je schneller die Arbeit erledigt ist, desto weniger kann er dafür abrechnen. Paketpreise, die sich am Nutzen für den Kunden orientieren, machen die gewonnene Effizienz dagegen zum eigenen Vorteil.

Über den Autor

Raimund Imo ist Unternehmensberater und Mentor für IT-Unternehmer und Dienstleister, die vom Selbstständigen zum Unternehmer wachsen wollen. Er ist selbst Unternehmer und begleitet seine Kunden als Sparringspartner bei Führung, Struktur, Kundengewinnung und Finanzen.

In seinen regelmäßigen LinkedIn-Live-Q&As beantwortet er offen die Fragen von Unternehmerinnen und Unternehmern.

Sein Leitsatz: Sicher. Stark. Planbar. Mehr Freiheit für Unternehmer.

Mehr erfahren: Business-Mentor für IT-Unternehmer | Raimund Imo